Pengolah Kata/Dokumen (Word processor) ialah aplikasi untuk mengolah dokumen yang didominasi oleh teks. Dokumen berbeda dengan teks biasa lantaran dalam dokumen teks disimpan “isi” teksnya dan juga penampilan, dan strukturnya (seperti isi “buku”). Word pada awalnya hanya bisa memproses teks, namun pada ketika kini juga bisa memproses tabel, gambar dan sebagainya tergantung jenisnya.
Pengolah kata ialah satu aplikasi yang paling banyak digunakan di lingkungan komputer pribadi. Secara umum, pengolah kata menyediakan fungsi untuk pengelolaan dokumen. Mulai dari pembuatan, penyimpanan hingga dengan reproduksinya dalam bentuk cetakan (hard copy). Komputer dan pengolah kata berfungsi sebagai mesin ketik. Tentu saja kita sanggup menggunakan komputer sebagai alat produksi dan pengelolaan dokumen menyerupai halnya mesin ketik saja, atau menggunakannya sebagai pemproses dokumen yang memiliki kelebihan lain.
Beberapa penggunaan pengolah kata dijelaskan pada cuilan berikut:
Sebagai mesin ketik biasa
Pengguna mengetik, mencetak dan menyimpan dokumen. Bedanya dengan mesin ketik biasa ialah satu dokumen sanggup direproduksi berkali-kali (dengan dicetak). Selain itu, koreksi kesalahan menjadi simpel lantaran tidak memerlukan pengetikan ulang lantaran pergantian posisi huruf. Dalam tingkatan ini, aplikasi pemproses kata paling sederhana tersedia sebagai “accessories” di lingkungan Windows, yaitu berupa NotePad
Mesin ketik “Plus”
Penolong mencari kata tertentu atau mengganti kata, melaksanakan koreksi atas kesalahan pengetikan. Selain itu, pengetikan ulang sanggup dihindari dengan operasi Cut/Paste suatu blok teks kemudian mengeditnya.
Formatter, atau perapi tata letak
Dalam hal ini teks yang sama sanggup ditampilkan dengan lebih baik, contohnya dengan mengatur jenis dan ukuran huruf, alginment, kolom, warna dsb. Yang harus diperhatikan ialah pemilihan tampilan yang sempurna untuk persoalan/materi selain dari segi estetika. Pemilihan tampilan dan font dengan jenis dan ukuran yang sempurna sesuai dengan standar akan menciptakan teks yummy dibaca dan simpel dimengerti.
Misalnya pemilihan abjad dengan/tanpa sherif atau proporsinya, kapan sebaiknya teks dibentuk persis di tengah, rata kiri atau rata kanan, atau kapan harus dituliskan dengan efek tebal atau digaris bawahi. Tata letak dan tampilan teks dalam suatu dokumen merupakan suatu “bahasa ekspresi” untuk mengatakan struktur isi dokumen. Kelebihan bahasa tampilan inilah yang sanggup dilakukan dengan pemroses kata, dan mustahil dengan mesin ketik biasa.
Pengkoreksi salah ketik
Sebagian besar pemroses kata dilengkapi dengan akomodasi pengkoreksi salah ketik. Prinsipnya ialah pencocokan setiap kata yang diketikkan terhadap suatu daftar kosa kata yang tersedia.
Namun, kata yang disediakan kebanyakan dalam bahasa Inggris. Pengguna sanggup membangun kata dalam bahasa Indonesia jikalau mau, bahkan sanggup mendefinisikan sekumpulan kata yang sering salah ketik untuk dikoreksi secara otomatis (fasilitas Autocorrect).
Pembuat Buku
Sebagai pengorganisasi menjadi satu dokumen utuh, contohnya sebagai pembangkit daftar isi, daftar gambar, cross reference. Pembangkitan daftar isi, daftar gambar akan memakan waktu dan seringkali menjadikan kesalahan (human error). Apalagi jikalau dokumen sedang dalam tahapan penulisan, sehingga akhir proses penyuntingan yang berulang, letak gambar dan cuilan bergeser setiap saat. Fasilitas pembangkitan daftar isi, cross reference akan sangat membantu dalam hal ini. Setiap kali kita sanggup mengaktifkan akomodasi ini untuk membangkitkan ulang daftar isi dsb. sesuai dengan keadaan dokumen ketika itu Fasilitas “Insert Object” yang memungkinkan dalam dokumen Word disertakan objek-objek MS Office yang lain
Pemakaian abjad Tidak menggunakan teks aneh-aneh dan fancy untuk teks resmi. Default: Times New Roman untuk teks resmi HURUF KAPITAL untuk judul. Huruf miring biasanya hanya untuk abjad menyerupai goresan pena tangan (bukan semuanya kapital). Garis bawah seperlunya. Sangat buruk kalau menjadikan rongga-rongga lantaran text alignment. Pemakaian simbol-simbol harus sesuai dengan artinya. Tidak menambahkan goresan pena tangan sesudah dicetak. Akan ada info yang hilang, tidak terekam.
Text alignment Perhatikan text alignment
Rata kiri, rata tengah atau rata kanan. Perhatikan beberapa hal sebagai berikut: Untuk tabel yang sempit, rata kiri-kanan akan menjadikan lubang-lubang di teks yang tidak sedap dipandang mata. Untuk angka, sebaiknya rata kanan (supaya simpel dibandingkan). Untuk judul utama, sebaiknya rata tengah).
Option
Tentukan default direktori penyimpanan jikalau perlu. Matikan akomodasi otomatis alasannya ialah yang tersedia ialah bahasa Inggris.
Header dan Footer
Manfaatkan untuk info yang berulang. Cukup sekali diketik.
Header : kop surat, info penting yang selalu diulang.
Footer : identitas dokumen, nomor halaman, banyaknya halaman.
Penomoran otomatis
Pakailah penomoran otomatis semoga simpel jikalau harus (Bullet and numbering) menyelipkan menghapus teks. Periksa ulang semua teks dengan penomoran alasannya ialah seringkali penomoran harus dimulai dari 1 atau dilanjutkan.
Style
Pakailah style semoga konsisten. Dengan style, perubahan abjad untuk seluruh dokumen akan dilakukan otomatis.
Table MS Word
Manfaatkan untuk teks yang berstruktur menyerupai Undangan (standard ITB). Dalam hal ini, yang dilakukan ialah permainan Border. Rencanakan/Lakukan pembagian (zoning) sebelum mengetik. Jangan lupa menset heading untuk tabel data semoga tidak muncul tabel tanpa heading atau kalau menambahkan data harus mengedit ulang. Bedakan tabel sebagai objek MS Word dengan tabel MS Excel (akan ditunjukkan dalam demo).
Gambar
Beberapa gambar yang menjadi satu harus disatukan/di-Group dokumen yang dibentuk semoga tidak berantakan
Insert Index and Tables
Manfaatkan Untuk menciptakan Daftar Isi, Daftar Gambar, Daftar Tabel Harus mengerti style untuk sanggup memanfaatkan akomodasi ini.
Sebelum mem-print, biasakanlah melaksanakan Preview. Akan menghindari kesalahan, menyerupai halaman kosong atau kemunculan Widow/orphan. Batalkan print jikalau ada kesalahan di halaman awal yang terdeteksi lewat ikon print Dokumen penting harus dibaca sebelum dan sesudah diprint.
Save Save As...
Seringkali melaksanakan Save semoga hasil kerja tidak hilang jikalau listrik mati. Jika tidak melaksanakan Save, memang Word akan melaksanakan Save secara berkala, tetapi bukan dengan kontrol anda. Perhatikan pilihan Type File. Kadang kita harus men-save ke type lain (Teks, RTF,..) atau ke versi sebelumnya semoga kompatibel dengan hasil kerja orang lain. Jika hasil Save menjadi Document Template, waspadailah alasannya ialah ada virus.
File Name
Nama file harus punya arti. Mempunyai banyak file “kecil-kecil” yang sejenis dan satu file hanya satu halaman kalau dicetak. Untuk file yang “kecil-kecil” menyerupai surat, sebaiknya dibentuk satu file dan surat terbaru ada di halaman teratas sehingga simpel diprint dan ditambah. Nomor berikutnya dari surat tidak perlu mencari-cari. Dengan demikian sanggup melaksanakan “Search” suatu surat dengan lebih mudah. Atur direktori kerja dengan rapi, sesuai dengan pengarsipan surat anda
File berukuran raksasa
Jika file hasil kerja anda terlalu besar ukurannya. Jika wajar, dan masih dalam tahapan sering diedit padahal hanya sebagian, sebaiknya dipecah dulu menjadi beberapa file.
Jika tidak wajar: beberapa dokumen Word ukurannya sangat besar padahal kalau dibuka isinya sedikit. Ini ialah akhir administrasi memori yang buruk dari aplikasi. Coba lakukan Select all, kemudian paste ke dokumen kosong dan save. Ukuran akan menurun secara drastis. Jika sudah yakin, buang file yang lama.
